[罗戈导读]采购流程之于供应链何其重要和复杂，若要做到自动化和智能化，需要多方协调和强大的数据支撑。采购系统看似简单，要设计好却并不容易，需要产品经理对供应链有比较深入的了解。
对于小Q来讲，这几天过的忙碌且平常，一如既往的梳理着公司的重构系统需求，但天下并不太平，先有重庆幼儿园愤世女持刀砍人，再有司机乘客拉扯导致公交坠江，紧接着著名主持人李咏英年早逝、江湖侠客金庸老先生驾鹤西去。这个多事之秋，上到国家、下到百姓都弥漫着一气萧条，明天和意外，就像上帝的骰子，落下的那一刻才揭晓答案。
“Q，你一定要好好注意身体，上班不要太操劳，我们不需要大富大贵，只要开开心心过好每一天就够了，心有彼此，当下即永远~”，婉柔是李咏的粉丝，看到去世的新闻后自然感伤，特地发来消息嘱咐，暖意满满，感动满满。在这纷扰凡世里，每个人都在用生命拼搏，拿健康和时间赛跑，谁都不会相信自己会是下一个天堂来客，只有在噩耗降临的那一刻，方知万物皆空，唯生命可贵。
纵有万千感慨，生活还要继续，小Q的当前阶段在梳理采购系统需求。
采购是供应链的核心流程，要设计采购系统，自然要搞清楚业务诉求。按照和采购部门同事的讨论的结论，小Q将采购目标归纳为采购过程就是寻求在最短的时间内，用最低的成本购买到最必需的商品。
（1）采购成本最低。如何在众多的供应商提供的采购报价中汲取最大利益，保证采购的成本最低？ 已知商品利润= 销售价 - 成本价，若要提升利润，提高销售价固然可行，但同时会面临着订单量下滑的风险，所以以更低的成本采购，是更容易实现的。
（2）供应商最可靠。除了一味追求采购成本外，还要对供应商进行管理评级，寻求最稳定可靠的供应商作为长期合作伙伴。供应商管理不要注重数量，而要注重服务质量。
（3）采购品项最优。在资金有限的前提下，做到好钢用到刀刃上，保证采购的商品都是最必须的，采购的数量是最符合业务现状的，不能缺货，更不能滞销。
（4）采购效率最高。从采购活动开始，到采购结束，流程一定要顺畅，通过系统和人工结合的方式，保证采购过程的流畅性。
在采购部呆了一天，小Q拉着采购部的麻花（采购部同事）详细的了解了采购员的日常工作：
（1）采购询价及比价：在开始采购前，先向各路供应商咨询商品报价、返利等，收集各方信息综合比较采购价格。
（2）采购议价：筛选合适的供应商进行谈判，以获取最低的采购成本。
（3）签订合同：谈判成功后，和供应商签订采购合同，明确价格、付款方式、退换货处理方式等
（4）采购维价：若首次采购，或者当前采购价高于历史采购价，则对系统中的最高采购价进行维护更新，并提交领导审批。
（5）供应商及商品首营：若供应商/品种首次合作，需要收集供应商及商品的资料，按照GSP法规要求完成首营流程。
（6）创建采购单：确定采购的供应商、采购商品、数量、采购价、采购库房等信息，生成采购单并下发库房。
（7）库房收货：供应商到货以后，由库房进行收货、验收、上架操作，完成商品的采购入库。
（8）采购关单：入库完成的采购单，或者长期悬挂未到货的采购单，由采购员或系统关单，完结当前采购单。
（9）退供应商：按照与供应商的协定，将未售卖商品定期退还供应商，确定退供批号、数量后，建单并下发库房出库作业。
（10）供应商结算：财务同事根据供应商提供的发票，结合库房提供的入库单数据，比对无误后，与供应商进行结算处理；以及将商品退供应商以后，与供应商进行结算。
对照前段时间和业务部以及技术部共同确认过的系统整体流程方案，小Q对采购系统的整体系统流向已经了然于心。
（对全流程感兴趣的朋友可参考前序篇章《电商新零售系统划分及供应链系统流程详解》）
▲采购入库系统流程
▲退供应商系统流程
根据从各方收集的信息，小Q勾勒出采购系统的核心功能点：
▲采购系统核心功能
采购维价是指采购员在商品采购价格发生变动时，在采购系统中进行新价格的维护。采购员在遇到如下业务情况时，需进行维价：
①新购进商品；
②供应商价格变动；
③价格维护错误后需修正；
按照公司业务流程规定，采购员在采购价格不变或向下调整的一定范围内可以自由修改采购价而无需维价，其它时候均需要进行维价审核。维价流程由采购员发起，采购经理审批后生效，特殊情况下需上升至采购总监审批后方可生效，例如：
①商品价格向上或向下波动幅度超过一定比例；
②特定供应商
③特定商品
④其它特殊情况
▲采购维价流程
采购单管理主要涉及采购单的创建及审核、采购过程的监控、以及采购完成后的关单处理功能。
▲采购下单流程
1.采购单创建
根据长期规划，小Q计划将采购单创建分为两种方式分步迭代：
方式一、手动创建采购单：由采购员根据实际需要（例如常规采购、缺货补货）录入采购信息生成采购单。此方式比较简单灵活，适合于业务不稳定或新业务开展之初。
方式二、自动补货建议：基于历史销售数据进行计算，再结合业务实际情况，由系统计算自动计算出需要补货的商品及数量等，由人工审核后生成采购单。此方式对数据建模要求较高，而且需要基于一定的数据量积累，适合于后续有一定的业务数据积累和业务相对稳定以后。
以上两种采购方式，均需要明确供应商、采购商品、采购数量、采购单价、目的库房。一张采购单中可以包含多个商品，但只对应一个供应商和一个库房。若某一批采购要求供应商铺底货，需要在采购单创建时标明并最终落入财务系统，以便财务结算的时候知晓。
2.采购单审核
同商品维价一样，当采购的范畴超过采购经理审批权限时，采购单需升级至采购总监审批后方可生效，如：
①特殊商品，例如单价过高；
②特殊供应商，例如信用等级较低；
③品项、采购数量及采购金额过大，例如采购的数量超过商品的平均库存周转天数；
④其它特殊情况
3.药品采购限制
由于药品的特殊性，创建采购单时相比普通电商会更加严格，若不符合要求，则系统设计上需进行拦截：
①供应商资质不完善、首营未完成、证件到期（营业执照、组织机构代码证、药品生产/经营许可证、药品GSP证书、委托人身份证等）或采购合同到期，不允许采购；
②供应商经营的商品资质不完善、首营未完成、证件到期（药品注册批件等）,不允许采购；
③购进药品不符合本公司经营范围，不允许采购；
④购进药品不符合供应商的生产经营范围，不允许采购；
⑤购进药品被要求停售、锁入，不允许采购；
4.批次与批号
在药品和食品行业，SKU存在一个特殊属性：批号，不同批号对应不同的有效期，若超过效期，对人体危害极大，不能再食用，故此类商品需要按批号进行管理；而在其它没有批号的行业里，一般按照入库批次进行管理。小Q深入研究了一下二者的联系和区别：
对于生产企业，生产的每一个批次的药品或食品，一般会赋上一个批号，这就是批号的由来，这些行业里批次和批号基本吻合(当然也有例外）；
而在零售和批发企业，由于会从不同的供应商采购进货，或者从同一供应商分多次进货，可能会采购到相同的批号，但由于入库的时间不一样，故会针对不同时间来货的商品计入不同的到货批次，一个批次中可能包含同一SKU的多个批号，一个批号也有可能分多个批次到货。在这种业务形态中，批次和批号是毫不相干的两个属性，批次管理到货频次，属于企业内部行为；批号管理商品的效期，由生产厂家决定，在商品出厂时赋予后不再变化。
5.采购关单
采购关单是对采购单进行完结处理的动作，代表此采购单后续不会再进行送货。系统处理关单分两种情况：
（1）自动关单：当库房收货入库总量和采购计划数量一致时，系统自动触发关单动作；
（2）强制关单：针对长期未完结的采购单（例如3个月无进货），由采购员或采购系统自动触发关单操作。此种情况需与仓储系统联动，若库房正在对此采购单进行入库作业，则不允许关单。关单成功的采购单，库房不再允许收货。
▲强制关单
6.采购可视化
为了让采购的同事能够很清晰的知晓每一张采购单的执行和到货情况，故小Q在系统中设计了采购单全程可视化功能：
▲采购可视化
由于供应商的送货频次和库房的收货频次差异，会存在一张采购单分多批次收货的情况，故在系统设计时，需支持一张采购单经多张收货单（库房每收货一个批次，会在仓储系统中生成一张收货单）多次回传的情况。
供应商的建档和首营业务在基础数据平台中完成维护，基于完善的供应商基础数据，在采购系统中对供应商进行管理，包括绩效管理、送货时效统计、商品关联、合同管理等。
1.供应商绩效管理
对供应商的绩效进行管理，从多维度对供应商进行综合评估和考核，有利于建立双方更稳定的合作关系。绩效考评步骤包括：
step 1：梳理考评指标，建立考评体系。
考评指标包括但不限于以下因素：
①供应商送货时效及稳定性
②供应商供货价格
③供应商服务水平和响应积极性
④品牌知名度和商誉
⑤供应品种的全面性
⑥全国业务网点分布状况
⑦供应商企业规模和财务状况
⑧供应商结算方式和账期
⑨...
step 2：确定每项指标的权重及评分
针对以上梳理的各项考评指标，每项指标确认其考评权重，各项权重之和为1。然后针对每个供应商的每项指标进行打分，可以根据绩效好坏设定1到10分。
权重和评分可根据历史数据分析得来，若无历史数据可供参考，则由业务的同事根据经验进行设定。
step3：综合考评，反复验证。
将指标得分和权重进行加权即可算出每个供应商的绩效综合得分，得分越高代表供应商绩效越好： 然后将此计算结果进行排名后交由业务部门进行评估，若与实际有偏差，再返回第二步进行修正，直到符合预期。
综合得分=∑各项指标评分*权重
例： 设定如下4项考核指标及各项指标权重，针对A、B两供应商进行绩效考评：
▲供应商绩效管理
从综合得分比较可知，供应商A比供应商B绩效得分要高，更适合建立深度合作。
2.供应商送货时效管理
供应商送货时效的稳定性及时效长短会对采购工作产生极大的影响，不稳定的送货时效会导致采购员对采购数量的误判，从而对库存成本和销售产生影响。故而采购系统中需对每个供应商的送货到各地库房的时效进行监控。从采购可视化数据中摘取采购下单时间和供应商到货时间，二者相减即可得到单次送货时效。
由于供应商可能会多次送货，以及受天气、路途等原因，在实际送货过程中会存在超出平均送货时长很多的情况，此部分数据应列为干扰数据，排除后再进行统计。另外，供应商备货的品项和数量也会对送货时效产生影响，统计时可建立一个多维度模型综合评估。
3.供应商商品关联
不符合供应商经营范围的商品，是不允许进行采购的，故需对每个供应商绑定其下可采购的SKU，在采购建单时，只能采购已经绑定过的SKU，未绑定SKU无权采购。
4.供应商合同管理
在线合同管理可以通过系统手段对已过期或即将过期的合同及时提醒。合同管理分两种方式：
方式一：粗放式合同管理。仅在系统中记录每个合同的编号、效期等信息，合同细则通过线下签署后扫描附件的方式上传；
方式二：电子合同管理。将合同细则形成系统模板，此模板可为本公司固定合同模板，也可为供应商订制模板。签订合同时，双方通过在线填写关键信息并在系统中进行签名生效。电子合同可下载并打印为纸质合同进行存根。
▲采购合同示例（图片来自百度）
1.退供单创建
在库的商品，经常会由于 包装破损/供应商召回/近效期/质量问题/不动销商品协议退供 等原因，需要退回给供应商。此业务由采购员在采购系统中发起申请，待领导审批通过后下发库房进行拣货发出：
▲退供应商下单流程
退供单核心要素：供应商、采购库房、退供SKU、退供含税价、退供质量状态（合格/不合格）、退供数量。
设计退供功能时，根据业务特色，为防止出现异常，小Q特地增加了如下设计要点：
（1）退供价格默认取当前批号最近一次采购入库的单价，若与实际不一致，可由采购员在建单时进行调整；
（2）退供单的商品及批号必须与此供应商原始采购入库单的商品和批号对应，且退供总数量不能大于采购总数量；
（3）退供单默认一级审批，若与特殊情况，需上升至采购总监审批后方可下发库房，比如退供价格异常、特定供应商和特定商品等；
（4）退供单允许缺量出货，即退供的实际数量小于计划数量的情况，故库房发货以后需要把实际发货数量回传采购系统；
（5）在退供过程中，为防止商品超卖，审核通过的退供单，需通知中央库存将指定库房的商品库存锁定，待实际出库以后，再按照实际发货数量回告中央库存扣减实际库存。
2.退供单可视化
为更好的监控退供单运行状态，和采购可视化功能一样，小Q同样为每一张退供单设计了可视化系统功能，通过此功能可以查看每张退供单的运行情况，以便及时发现异常：
▲退供单可视化
为了更好的达成公司精益供应链的目标，采购系统中智能推荐功能必不可少，例如如何预测销量并给予采购建议、如何最优的设置安全库存、如何在资金有限的前提下采购到最必需商品、如何挑选新品等课题，在这方面飞哥是专家，经过飞哥的培训分享后，小Q也学到了不少，并计划放置项目二期联合数据智能部一起通过系统建模，通过大数据大幅提升采购部工作效率，此路漫漫，然可期也。
（此部分内容属于供应链中比较复杂和深入的策略，计划放置后续文章中重点探讨，此篇中不做展开）
忙碌的一天结束了，小Q决定早点下班回家陪婉柔说说话，以平复一下女友脆弱的情感弦，细想一下，近期太忙，两人已经很久没有推心交流了，貌似都在为梦想而忙碌，实则在与梦想背道而驰，越来越远。未来很美好，却很遥远，殊不知当下父母安康，家庭和睦就是最美好的盛世年华。珍惜当下，积极向上，与梦同行，不骄不躁，就是最佳生活状态。
健康活着，就是最好的财富，再无他求；
安稳现世，就是最大的梦想，死生可鉴......
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